「社内のナレッジ共有を進めたいが、方法や手段・注意点がわからない」このような悩みを持っていませんか？少子高齢化や若手の労働力不足が懸念される現代において、社内のナレッジ共有は新入社員や若手社員の育成・業務効率化に有効に作用します。しかしながら、計画的な運用を行わないとナレッジ共有が適切に行われず、失敗してしまうケースも存在するのが現状です。今回はそんなナレッジ共有について、上手く運用する方法や実施時の準備・注意点について解説していきます。ナレッジは暗黙知と形式知の２種類があるまずはナレッジの種類について解説していきます。ナレッジ共有において、この２種類には重要な意味・違いがあり、それぞれをはき違えるとナレッジ共有も成功しません。ナレッジには大きく分けて２つの種類があり、暗黙知と形式知に分けられます。暗黙知は言葉やマニュアルにして伝達するのができない知識・技術のことを指します。例えば、営業時のスキルや技術職における微妙な感覚などがこれに該当し、一般的に「センス」と称されるものです。暗黙知の大半はマニュアル化されていないので、社員や世間に広く精通させることができません。そのため、ナレッジが属人化しやすく、暗黙知が多い場合はナレッジ共有が推奨されます。形式知は知識・技術が既にマニュアル・説明・言語などの方法で共有できる形になっているものを指します。例えば、受付の対応マニュアルや業務アプリの使い方・始業準備などがこれに該当します。このように、経験や知識に基づいて他人にも共有・指導できる形になっているのが、形式知です。ナレッジ共有では、暗黙知を形式知に変えていくことを主眼に置くことが多いです。ナレッジ共有が円滑に進むと、若手社員の教育が捗ったり会社・個人のスキルアップにつながったりします。ナレッジ共有とは何をするのか？形式知を暗黙知に変えるのがナレッジ共有だと説明しましたが、具体的には何をするのでしょうか。ナレッジ共有では、勉強会やミーティング・ナレッジ共有ツールなどを用いて、他の社員へナレッジを共有していきます。四半期や半年など定例の面談などは実施している企業がたくさんあるかと思いますが、定例のもの以外に時間・場所を設けて伝達に努めるのがナレッジ共有です。方法にも厳密な決まりはなく、前述のように勉強会やミーティングなど対面で行う形式もあれば、ナレッジ検索ツールなどでいつでも・誰でもナレッジ共有ができるようにする形式もあります。 ナレッジ共有ではどのような内容を共有するのかナレッジ共有では、暗黙知を形式知に変えて共有していくのが最優先と位置づけられることが多いですが、共有する内容にも厳密な決まりはありません。例えば、「昔やっていた業務なので忘れてしまった」というケースはどの業界でも起こり得ることで、その時にもナレッジ共有が有効に働きます。この場合、ツールやミーティングでナレッジ共有できればその後もスムーズに進むでしょう。つまり、暗黙知を形式知へ変える共有が優先されるものの、共有する内容に明確な決まりはないというのがナレッジ共有におけるポイントです。 ナレッジ共有をするメリットここからは、社内でナレッジ共有をするメリットについて紹介していきます。メリットを正確に把握できていれば、自社で導入するべきかの判断にも繋がりますし、上手くいかなかった時に、本来の目的へ立ち戻る事もできます。社内の状況と照らし合わせながら、メリットについて考えていきましょう。社内の暗黙知を形式的な形で共有できるナレッジ共有の一番のメリットであり、最大の目的でもあるのが暗黙知の形式知化です。ナレッジ共有では属人化している業務・スキルを他社員へ広く伝達できるため、「Aさんしかできなかった仕事」が他の人もできるようになります。より多くの暗黙知を形式知にできれば、担当の欠勤・異動・退職時にも他のメンバーで円滑な業務進行が可能となります。教育や事業促進の場として活用できる若手社員や新入職員の教育など、事業促進の場として活用できるのも大きなメリットです。勉強会などがこの方法に該当し、経験によって得られる知識・技術をより早く伝達できるメリットがあります。普通に業務を行っていれば３年かかる内容でも、ナレッジ共有を活用することで２年に短縮できるなど、育成面でもメリットがあるのです。多くの内容を伝達できれば業務の質も向上し、事業促進に繋がります。他部署との連携強化につながる意外かもしれませんが、ナレッジ共有は他部署との連携強化にも有効です。「ある部署では当たり前のことが、他の部署では知らなかった」などの事態を事前に回避することができ、多部署間の連携強化にも繋がります。他の部署の業務内容を理解するきっかけにもなるので、業務面での連携強化以外に他部署への理解が深まるというメリットもあります。業務引き継ぎのコストを削減できる暗黙知を形式知へ変換することで、業務の引き継ぎコストを削減できます。異動や退職の際、属人化している業務を他人へ引き継ぐのは容易ではありません。多くの時間を必要とする可能性もあり、その間は他業務が停止するためコスト面での打撃は避けられません。しかし、あらかじめ暗黙知が形式知になっていれば、現担当・後任の各々が好きなタイミングで引き継ぎでき、コスト削減につながるのです。知識・技術を一箇所に集約できるナレッジ共有ツールを活用すれば、ナレッジを一箇所に集約できるというメリットもあります。ツールの場合、いつでも・誰でもナレッジ共有ができるため、困った時や時間のある時など比較的自由に使えるメリットがあります。知識を集約しておくことで、「困ったらここを見ればよい」という１つの指標にもなり、ナレッジ共有が有効に作用します。失敗・事故事例を共有できる成功事例のみならず、失敗事例も共有できるのがナレッジ共有のメリットです。医療現場などではこの失敗事例(インシデント)も共有されることが多く、他社員への啓発やインシデントの予防に繋がります。個人ごとのスキルレベルを把握できるチャットツールや勉強会を用いたナレッジ共有では、各々がどのくらいのスキル・知識を持ち合わせているのかを把握しやすく、それに応じた伝達が可能になります。教え方や教える内容も調整できるので、１つのメリットといえます。個人の積極的なスキルアップを促進できる前述したような知識を集約するナレッジ共有ツールを使えば、個人が好きな時にナレッジ共有ができ、スキルアップにつながる可能性があります。個人で勉強できる内容なら積極的にツールで閲覧できることから、意欲のある社員が多い環境であればスキルアップを促進できます。ナレッジ共有の不足に伴って起こる問題ここまではナレッジ共有のメリットをお伝えしましたが、逆にナレッジ共有が不足するとどのような問題が起きるのでしょうか。ここからは、ナレッジ共有の不足にともなって発生しうる問題点について紹介していきます。社内で同じミスやエラーが頻発する過去の失敗事例やインシデントを共有できていないと、同じエラーが頻発する原因になります。ナレッジ共有によって事前に回避できればよいのですが、社内での共有が不足すると複数の現場で同じエラーが発生する可能性が高まります。業務が属人化する恐れがあるナレッジ共有が不足する一番の問題・デメリットはこの「属人化」です。複雑な業務ほど属人化しやすく(=簡単な業務は誰でもできるようになるので)、担当が居なくなった後に業務に支障が出ます。後任が勉強でカバーできるのであれば挽回の余地がありますが、暗黙知は学習だけではどうにもならないケースが多く、属人化は絶対に避けなければなりません。新人教育が停滞するナレッジ共有が不足して暗黙知が多い状態だと、新人教育も停滞しやすくなります。業務が属人化している例で例えると、「A先輩はこう言っていたのに、B先輩はこう言っていた」という食い違いも起こりやすくなり、教育にも支障が出るのです。ナレッジ共有をうまく運用する方法ここからはナレッジ共有を進めていくうえで、滞り無く運用し業務へ活用していく方法を紹介していきます。このポイントを押さえて運用ができれば、社内へのナレッジ共有もスムーズに進むはずです。社内コミュニティを形成して共有しやすい環境にするナレッジ共有を進める有効な方法の１つに、社内コミュニティを形成するという方法があります。社内コミュニティとは、グループやクラブ活動・ミーティングなど複数人がまとまってナレッジ共有できるグループのことです。ベテラン職員であれば誰とでも積極的にナレッジ共有できますが、新人の場合は話せる人も少なく、ナレッジ共有に踏み込めないことも多々あります。このような場合に社内コミュニティの形成が有効なのです。参考：「社内コミュニティ」とは？社員間交流の重要性やメリット・施策事例を紹介あらかじめ管理者を決めておくナレッジ共有ではあらかじめ管理者を決めておきましょう。メンバーの誰でも気軽につかえる状態にすることは非常に大切なのですが、秩序の乱れや本来の目的とは異なる使い方をされてしまってはナレッジ共有が円滑に進みません。勉強会が雑談会になってしまったり、ミーティングが愚痴の出し合いになってしまったりしないよう、管理者は決めておく必要があります。ナレッジ共有の目的を理解させ、社内で促進するナレッジ共有の目的は、何度もお伝えしているとおり「暗黙知の形式知化」です。開始直後は社内でも「なぜナレッジ共有をする必要があるのか」が理解できていないケースも多く、特に属人化している本人は目的の理解に乏しい傾向にあります(自分は全て理解しているので)。まずは目的を社内に伝達し、有効な活用を促しましょう。また、ナレッジ共有が上手く進まないときには、目的に立ち戻って考えることも大切です。ナレッジ共有の利便性を高めるナレッジ共有ツールを利用する場合は、ツール自体の利便性を高めておく必要があります。例えば「あの業務の方法を知りたいけど、ツールのどこに書いてあるかわからない」という場合、ナレッジ共有ツールを導入したのは良いものの、全く意味を成しません。導入直後は整備が難しいかもしれませんが、積極的に整備していきたいポイントです。ナレッジ共有がうまくいかない原因最後に、ナレッジ共有が上手くいかない原因について紹介します。ナレッジ共有を進めていくなかで、停滞したりトラブルが発生したりした場合は立ち戻って確認してみましょう。社員にナレッジ共有の目的やメリットが伝わっていないナレッジ共有が停滞する大きな理由の一つに「ナレッジ共有の目的」が伝わっていないというものがあります。単純な理由ではありますが「意味や目的が分からないツールや制度を利用したいと思わない」のは当然です。特に、導入前や導入直後はナレッジ共有の必要性・有効性としっかりと認知させ、興味を持ってもらうとともに積極的なナレッジ共有を促すことが大切です。ナレッジの蓄積が不十分・ナレッジの質が低い「必要とするナレッジがないこと」もナレッジ共有がうまくいかない理由になります。皆さんも同じかとは思いますが、必要としている業務マニュアルがないのにいつまでも資料やPCを漁る人はいないはずです。ナレッジ共有を進めるにあたって、豊富なナレッジの蓄積は重要です。同様に、ナレッジ自体の質が低くてもナレッジ共有は上手く進みません。定期的な更新や改善を心がけましょう。 まとめ：目的を理解し方法を工夫することで社内のナレッジ共有を促進する今回は社内のナレッジ共有について紹介しました。ナレッジ共有は暗黙知を形式知化することが最大の目的であり、その意味や方法を工夫することでスムーズなナレッジ共有が実現します。ナレッジ共有を進めるうえで特にオススメなのが「ナレッジ共有をうまく運用する方法」で紹介した「社内コミュニティの形成」です。社員各々にナレッジ共有を投げやりにするよりも複数人で進めたほうが、理解も早まるうえより深く社内に浸透します。実際に社内コミュニティとナレッジ共有を組み合わせて進める企業もあり、上手く運用すれば多くの恩恵が受けられるはずです。ナレッジ共有が上手く進めば教育の促進にも繋がるうえに、社内のコミュニケーションが増えたり離職率の低下にもつながったりします。ぜひこの機会に社内のナレッジ共有を進めてみてはいかがでしょうか？【無償トライアル実施中】コミュニティのデータ活用・分析にKEEN Manager をKEEN Managerは、スター顧客を育成し、スター顧客を起点にバイラルな新規ユーザー獲得と他の既存ユーザーの成功の支援を実現するマーケティングツールです。導入企業は、KEEN Managerを活用することで社内の複数のツールやSNSなどのインターネット上に散在するエンドユーザーの行動および発信データを統合し、熱量の高いユーザーを発見することができます。KEEN Managerの無償トライアルはこちらから▼%3Cscript%20charset%3D%22utf-8%22%20type%3D%22text%2Fjavascript%22%20src%3D%22%2F%2Fjs.hsforms.net%2Fforms%2Fembed%2Fv2.js%22%3E%3C%2Fscript%3E%0A%3Cscript%3E%0A%20%20hbspt.forms.create(%7B%0A%20%20%20%20region%3A%20%22na1%22%2C%0A%20%20%20%20portalId%3A%20%2223387243%22%2C%0A%20%20%20%20formId%3A%20%22bfb39371-cd7c-470a-8d97-d0ab0e7c31ab%22%0A%20%20%7D)%3B%0A%3C%2Fscript%3E