職場におけるコミュニケーションツールは、ミスの削減や社員同士の関係性向上に寄与します。社内のコミュニケーションが不足していると感じた時や、さらにコミュニケーションの活性化を図りたい時には、ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？今回は、社内のコミュニケーション活性化に有効なツールを紹介していきます。職場におけるコミュニケーションツールの種類職場用のコミュニケーションツールには、いくつかの種類が存在します。まずはこれらを把握し、自社にとって最適なツールの選定に役立てましょう。WikiツールWikiツールとは、業務に関するノウハウを辞書のように蓄積し、必要な時に閲覧できるようにするツールのことです。例えば「外注先から届いた請求書の処理方法」や「稟議書のフォーマット」など、あらゆる事柄をツール内にまとめて保存することができます。一度保存すれば、見たい人が見たいタイミングで閲覧できるのもこのツールの特徴であり、様々なナレッジを一括で保存・共有できる強みがあります。利用用途としては、社内・チーム全体を包括的にスキルアップさせたい時・新人教育をはじめとして教育をはかどらせたい時・属人化している業務を少しでも減らしたい時などがあります。たくさんの情報をストックできるメリットがある反面、情報をすべて最新の状態に維持する労力も必要です。情報が増えれば増えるほどこの手間は膨大になっていくため、導入前に蓄積するナレッジの内容や範囲を考え、適しているかを判断しましょう。社内SNS社内SNSとは、一般的に普及しているメッセージツールであるLINEなどのように、社員同士がコミュニケーションを取ることができるツールです。直接話すよりも手間が省けるうえ、メールよりも気軽にやり取りができるため、業務連絡以外にちょっとした相談でも活用できます。相手が離席していてもメッセージが送れるため、お互いが気を遣わず好きなタイミングでやり取りできるのも大きなメリットです。社内SNSに限ったことではありませんが、マナーやルールを守って活用すれば、チーム・社員同士の関係性向上に有効なうえ、簡単な業務連絡であれば対面よりもスムーズに伝達できます。テレワークが普及している会社にとって、社内SNSはほぼ必須といっても過言ではなく、お互いが別の場所にいてもコミュニケーションが取れるのは大きなメリットになります。グループウェアグループウェアに関しては、あまり聞き慣れないという方がいるかもしれません。グループウェアとは、社内コミュニケーションのみならず、社内業務に必要なツールが集約されたパッケージのことを指します。例えば、ビデオ会議・スケジュール管理・ミーティングルームの予約・ToDoリスト管理などが1つのツールで行えるイメージです。会社によっては「スケジュール管理はツールAで、ビデオ会議はツールBで」などのように使っているツールが異なる場合があります。少人数の間は特に問題ありませんが、チームのメンバーが増えるにつれ、グループウェアで一括管理したほうが良いケースも存在します。たくさんのツールで有料契約するより、グループウェアでまとめたほうが安く済むケースもあるため、既に社内コミュニケーションツールを活用している場合であっても、グループウェアを検討する意味はあると言えます。コミュニケーションツールを導入するメリット3つのコミュニケーションツールの種類は理解できたでしょうか？ここからは、コミュニケーションツールを導入するメリットについて紹介していきます。なんとなく導入するということは無いかと思いますが、導入する目的・メリットが現在の課題とマッチしているかは事前に確認しておきましょう。情報の伝達がスムーズになり業務効率化が期待できる職場でコミュニケーションツールを導入すると、情報伝達がスムーズになる傾向があります。特に、社内SNSを導入した場合、非対面でコミュニケーションが取れることから「物理的な距離が遠い(リモートワーク)」・「相手が離席している」などの場合でも必要な情報をやりとりできます。業務伝達のために各々が時間を確保する必要がなくなるうえ、定期的な情報共有をすることで進捗管理などもはかどるのが大きなメリットです。会社によっては外注先やクライアントとチャットツールを用いてコミュニケーションを取ることもあり、より業務へ溶け込みやすい環境作りに寄与するケースもあります。仕事の品質が向上する社内wikiなどで正確なナレッジ共有が行われれば、仕事の品質が向上します。例えば、新入社員が新しい業務に着手する時、方法がわからなかったとします。この時、適当に業務をこなしてしまっては仕事の質どころかミスへとつながるのは明白です。しかし、社内ツールによって情報を共有できれば、未然に対応でき、上司・部下ともに安心して仕事ができます。分からない事やできなかったことをツールで解決できれば、知識・スキルの向上に繋がり、個人はもちろん会社全体として仕事の質が改善する傾向にあるのです。意欲的に自己研鑽に励むスタッフがいた場合はさらに効果が高く、よりクオリティの高い仕事ができるようになるはずです。社内・チームの関係性向上社内コミュニケーションツールは人間関係の構築にも役立ちます。ツールによって、気軽に相談できる環境を作ったりコミュニケーションを増やしたりできれば、新しくチームにジョインした人や新入社員との関係性をより早く構築できます。仕事の性質上、社員同士が対面でコミュニケーションを取れないというケースにおいても、チャットツールをはじめとした職場のコミュニケーションツールが有効に働きます。個人間のやり取りを可能にするツールも多数存在するため、ルールやマナーを守って使うことや管理人を置くことなど、環境整備を行ったうえで活用しましょう。チームの関係性向上がみられれば、前述したようにミスの発生を防ぐことにも繋がります。コミュニケーションツール導入におけるポイント・注意点実際にコミュニケーションツールの導入を計画した際、導入における注意点も紹介します。ツール自体は優秀でも、上手く活用できなければ導入した意味がありません。場合によってはマイナスに働いてしまうケースがあるのも事実です。ここから紹介する注意点は、ツール導入前のみならず、運用が上手く行かない時にも参考になりますので、何度も読んで覚えておきましょう。利用目的を明確にする最も大切になるのが、コミュニケーションツールの利用目的を明確にすることです。ツール自体は素晴らしい物になっていることが大半のため、機能面のみに惹かれて導入すると「なぜこれを使っているか？」という状態に陥ります。社内コミュニケーションツール導入における目的とは「業務上のミスを減らすためにマニュアルを一括管理して誰でも閲覧できるようにしたい」や「属人化を解消するため、より多くの情報をツールで共有してほしい」など、現在の課題とそれに対するツール導入の意味を指します。ツール比較にて「あれもこれも…」と機能の良さだけに振り回されないよう、ツール導入の目的を明確にしたうえで選定・運用していくのがポイントです。コミュニケーションツール利用に関するルールを決めておくツール導入直後は、ツール利用に関するルールが曖昧になりがちです。特に、社内SNSなどの場合は個人間連絡ができるため、私的な内容を持ちかける人がいるケースも珍しくはありません。ツールの導入によってコミュニケーションが活性化できると考えた結果、ルールの策定不足でトラブルに発展する可能性があることも視野に入れておきましょう。グループや部署ごとで管理者を決めておくことや、情報を最新に保つ担当を決めておくことなど、職場のコミュニケーションツールを導入する前にルールも細かく決める必要があります。もちろん、導入後もトラブルや例外が発生した場合には迅速にルールを改変する必要があります。すべてがうまくいくケースは少ないかと思いますが、事前に想定しうる内容はルールで規制しておくことがポイントになります。チームの全員がツールを活用できるようにするツールの使い方を社員に共有することも大切です。ツールの選定や試運転に関わったメンバーだけが使える状態では、導入した意味がありません。なるべくたくさんの社員(できれば全員)がコミュニケーションツールを活用し、ナレッジ共有やコミュニケーションの活性化につなげるのがツール導入の目的であるため、利用方法のレクチャーをしたりマニュアルを用意したりするなど、全員がツールを使える状態を整えましょう。しかし、勘違いしてはいけないのが「全員がツールを使える状態にする」というのはあくまで「スタート地点でしかない」ということです。ツールを上手く活用することで業務へつなげるのが大切になるため、後述するような活用状況の把握も大切になります。ツールの活用状況を定期的に確認するツールを導入した後は、活用状況を確認するようにしましょう。前述のとおり、ツールを導入しただけではそれが意味のあったものなのか全くわかりません。導入したことで何が変わったのかは、定期的にモニタリングするよう心がけましょう。利用率が低い・適切に使われていない・業務への関連が見られないなどの場合は、ルールを変えたり、ツール利用を促進したり、利用方法の変更などが必要になったりすることもあります。導入しただけにとどまらず、より効果的に活用できるよう工夫していくよう心がけてください。職場のコミュニケーションツール おすすめ7選最後に、おすすめの職場のコミュニケーションツールを7つ紹介していきます。様々な特徴をもったツールを紹介しますので、自社の課題に最も適したツールを選んでみましょう。NotePMNotePMは、前述したコミュニケーションツールの種類でいうと、社内wikiに該当します。ExcelファイルやPDFなどの文書を保管できるうえ、内部の文字まで一括して検索できることから、社内wikiとして強力なツールとなっています。PayPay銀行やASKUL・名古屋大学など様々な企業で導入されており、セキュリティも安心です。8名/4,800円～利用可能となっており、小規模事業者でも導入可能なツールです。NotePMはこちらSlackSlackは社内SNSとして活用できるチャットツールです。この記事を読んでいる方の中にも、聞いたことがあるという方がいるのではないでしょうか？外部サービスとの連携機能が便利で、メッセージの定期的な自動送信やカスタマイズが可能です。また、日常で利用する事が多いほぼ全てのファイルをメッセージで送ることができ、ライトな業務連絡にも対応できるのがメリットです。無料プランでは一定期間が過ぎた後のメッセージを閲覧できなくなりますが、有料プランでも1名/960円～と比較的安価で導入できます。クライアントや外部との連絡ツールとしても併用できるため、コミュニケーションツールとして取り入れやすいでしょう。SlackはこちらChatWorkChatworkは日本の企業が開発したコミュニケーションツールです。仕様はSlackと似ており、社内SNSとして活用することができます。リプライ(返信)や引用を細かく指定・編集でき、日本語のメッセージでも読みやすいのが特徴といえます。KDDIや大和証券など大手企業でも導入されており、メールアドレスのみでチャットを始められるのも大きなメリットです。ビジネスチャットとしては国内利用者No.1を5年連続で獲得している、人気の職場SNSとなっています。ChatworkはこちらTeamsTeamsはMicrosoft社が開発した社内SNSツールです。基本的には1対1のチャットに強いツールとしてリリースされており、後述するYammer同様、最大1万人でビデオチャットを行うこともできます。Office365のライセンスに含まれていることから、気づかぬうちに有料ユーザーと同じ権限を所有している人も多いのではないでしょうか？そのため、大半の方は無料で始める事ができる社内コミュニケーションツールがTeamsです。TeamsはこちらAipoAipoは複数の機能から選んで利用できるグループウェアです。最初から全ての機能を利用できるのではなく、必要な機能のみを選択して使えるため、既存のコミュニケーションツールがある場合でも有効活用できます。最低限の機能のみであれば、1人あたり月額300円から利用でき、最低契約人数は3人からと費用も抑えることができます。既存のシステムと組み合わせた活用のみならず、本格的なグループウェアの導入も対応しているため、用途に合わせて利用を検討してみてはいかがでしょうか。AipoはこちらLINE WORKSLINE WORKSは御存知の通りLINE株式会社が提供しているサービスです。普段のコミュニケーションで利用するLINEと全く同じインターフェースで利用できるため、なじみが早く、社内SNSを急速に普及させたい場合に最適です。スタンプの送信やノートの作成・ファイルの共有まで快適に利用できるため、より社員に抵抗なく社内SNSを導入したい方は検討してみてはいかがでしょうか。LINE WORKSはこちらYammer(新名称:Viva Engage)Yammerはビデオ視聴・ビデオミーティングが便利な社内SNSです。一般的なビデオミーティングツールの場合、同時視聴が100名に制限されるなど制約がありますが、Yammerの場合は最大1万名まで同時参加できます。そのため、中小企業よりは大企業向けのサービスとなっており、大勢の社員に対してまとめて共有したい時などに真価を発揮します。Microsoft社が開発したサービスであることから、WordやExcelなど他Microsoft製品とも合性がよく、簡単に連携できるのも特徴です。なお、現在はViva Engageというサービス名で販売されています。Yammer(Viva Engage)はこちらまとめ：書くツールの特徴を知って有効活用することが大切今回は職場におけるコミュニケーションツールを紹介しました。ツールには社内wiki・社内SNS・グループウェアの3種類があり、社内で抱えている課題に対して適切なツール選定が必要です。ツール利用の際は目的やメリットなどを把握したうえで、ルールの管理やツール利用状況を定期的にモニタリングすることも大切です。いずれのツールも特徴を理解したうえで上手く活用すれば、業務に落とし込むことができるはずです。しかし、利用方法を誤ればトラブルの原因になったりツールが有効活用されなかったりと残念な結果にもなりかねません。ぜひこの記事を読み返していただき、自社に取って最適なツールを選んで見てはいかがでしょうか。【無償トライアル実施中】コミュニティのデータ活用・分析にKEEN Manager をKEEN Managerは、スター顧客を育成し、スター顧客を起点にバイラルな新規ユーザー獲得と他の既存ユーザーの成功の支援を実現するマーケティングツールです。導入企業は、KEEN Managerを活用することで社内の複数のツールやSNSなどのインターネット上に散在するエンドユーザーの行動および発信データを統合し、熱量の高いユーザーを発見することができます。KEEN Managerの無償トライアルはこちらから▼%3Cscript%20charset%3D%22utf-8%22%20type%3D%22text%2Fjavascript%22%20src%3D%22%2F%2Fjs.hsforms.net%2Fforms%2Fembed%2Fv2.js%22%3E%3C%2Fscript%3E%0A%3Cscript%3E%0A%20%20hbspt.forms.create(%7B%0A%20%20%20%20region%3A%20%22na1%22%2C%0A%20%20%20%20portalId%3A%20%2223387243%22%2C%0A%20%20%20%20formId%3A%20%22bfb39371-cd7c-470a-8d97-d0ab0e7c31ab%22%0A%20%20%7D)%3B%0A%3C%2Fscript%3E